CONTOH LAPORAN KKI LP3I JAKARTA 2017

Bismillahirohmanirohim...,

WARNING : Kalo mau nyalin, nyalin nya juga pakai otak ya^^

LAPORAN

KULIAH KERJA INDUSTRI PADA SUB SMF

 (STAFF MEDIK FUNGSIONAL) BEDAH DIGESTIF DI DEPARTEMEN BEDAH RSPAD GATOT SOEBROTO

JAKARTA

Oleh :

Nurul Wulandari

NIM : 140112020026

PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS

POLITEKNIK LP3I JAKARTA

JAKARTA 2017

POLITEKNIK LP3I JAKARTA

SK. Dikti No.158/D/O/2017

                                        Direktorat     :Gedung Sentra Kramat Blok A

                                                            Jl. Kramat Raya No. 7-9, Jakarta

                                        Phone          : (021) 3190-5498,

                                        Fax              :(021) 3190-5499

                                        Website: www.politeknik-lp3i-jkt.ac.id

PENGESAHAN LAPORAN KULIAH KERJA INDUSTRI

Laporan Praktek Kerja Lapangan ini disusun oleh :

Nama                                     : Nurul Wulandari

NIM                                       : 140112020026

Program Studi/Kons           : Admnistrasi Bisnis/ Sekretaris

Tempat Kuliah                      : Kampus Kramat Raya

Disetujui dan memenuhi persyaratan untuk diajukan dalam penilaian laporan Praktek Kerja Lapangan :

Jakarta, 13 Januari 2017

Diperiksa oleh,

Ketua Program Studi                                               Pembimbing Industri

Administrasi Bisnis

(Syamsurizal, M.B.A)                                     (dr. Arief Setiawan, SpB-KBD)

Disetujui oleh,

Wakil Direktur I Bidang Akademik

(Roni Setiawan, S.Kom, M.Kom)

POLITEKNIK LP3I JAKARTA

SK. Dikti No.158/D/O/2017

                                        Direktorat     :Gedung Sentra Kramat Blok A

                                                            Jl. Kramat Raya No. 7-9, Jakarta

                                        Phone          : (021) 3190-5498

                                        Fax              :(021) 3190-5499

                                        Website: www.politeknik-lp3i-jkt.ac.id

LEMBAR PENILAIAN KULIAH KERJA INDUSTRI

PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS

POLITEKNIK LP3I JAKARTA

Laporan Kuliah Kerja Industri ini disusun oleh:

Nama                              : Nurul Wulandari

NIM                                 : 140112020026

Program Studi               : Administrasi Bisnis      

Konsentrasi                   : Sekretaris

Tempat Kuliah Kerja    : RSPAD Gatot Soebroto

Aspek Penilaian	Nilai	Rata-rata
1.     Sistematika Penulisan Laporan Kuliah Kerja Industri
2.     Pendeskripsian laporan Kuliah Kerja Industri
3.     Disiplin waktu Kuliah Kerja Industri

                                                                                               

                                                                                     Jakarta, 13 Januari 2017

                                                                 Pembimbing Politeknik LP3I Jakarta

                                                                            (Redjeki Agoestyowati, M.Sas.)

KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, karena atas segala rahmat dan ridha-Nya yang telah diberikan kepada penulis, sehingga kegiatan Kuliah Kerja Industri ini hingga menyusun laporan Kuliah Kerja Industri dapat diselesaikan dengan baik dan tepat waktu yang telah ditentukan.

Sebagaimana ketentuan yang telah ditetapkan oleh Politeknik LP3I Jakarta, bahwa untuk seluruh mahasiswa LP3I semester V diharuskan menyusun laporan Kuliah Kerja Industri untuk memeberikan nilai tambah dan menjadi  salah satu syarat yang harus dipenuhi untuk dapat melangkah ke jenjang pendidikan berikutya. Selain dari itu penyusunan laporan Kuliah Kerja Industri ini juga sebagai bukti bahwa saya (penulis) telah melaksanakan Kuliah Kerja Industri di RSPAD Gatot Soebroto untuk melihat secara langsung kenyataan yang ada di lapangan dan mempraktekan ilmu yang sudah diperoleh dari bangku kuliah ke masyarakat ataupun dunia industri.

KKI (Kuliah Kerja Industri) yang telah diprogramkan oleh perguruan tinggi ini memang bertujuan dalam memberikan pengalaman dan wawasan kepada mahasiswa mengenai kehidupan di masyarakat maupun dunia kerja. Pengalaman belajar yang diperoleh dari kegiatan Kuliah Kerja Industri yang didapatkan mahasiswa harapannya dapat memberikan bekal hidup dalam bersosialisasi selepas dari perguruan tinggi nanti.

Selesainya laporan Kuliah Kerja Industri ini tentunya tidak terlepas dari bantuan berbagai pihak, sehingga pada kesempatan ini dengan rasa hormat saya ingin mengucapkan terimakasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah terlibat dan membatu secara langsung maupun tidak langsung dalam pelaksanaan dan penyusunan laporan kegiatan Kuliah Kerja Industri, khususnya kepada :

1.    Direktur Politeknik LP3I Jakarta, Drs. Jaenudin

Akhmad, S.E., M.M., M.Pd.

2.    Wakil Direktur I, Roni Setiawan, S.Kom., M.Kom.

3.    Wakil Direktur II, Nurdin, S.S., M.M.

4.    Wakil Direktur III, Arifin Setiabudi, S.Kom., M.M.

5.    Ketua Program Studi Administrasi Bisnis, Syamsurizal, M.B.A.

6.    Kepala Koordinator Sub SMF Bedah Digestif RSPAD Gatot Soebroto, dr. Arief Setiawan, SpB-KBD.

7.    Dosen Pembimbing Kuliah Kerja Industri, Redjeki Agoestyowati,M.Sas.

8.    Pembimbing Industri Kuliah Kerja Industri,

dr. Arief Setiawan, SpB-KBD.

9.    Kepada semua Staff di Departemen Bedah RSPAD Gatot Soebroto.

10. Kepada orang tua dan keluarga tercinta yang tiada henti selalu memberikan do’a, kasih sayang, motivasi dan dukungannya.

11. Teman-teman kelas sekretarisSK-177 yang sayabanggakan.

12. Seluruh rekan-rekan saya baik dari lingkungan Kampus LP3I Kramat Raya dan Departemen Bedah RSPAD Gatot Soebroto yang telah memberikan kritik dan saran yag tidak dapat disebutkan satu-persatu.

Untuk semua bimbingan dan arahan yang telah diberikan, penulis mengucapkan terimakasih. Semoga kebaikan Bapak/Ibu sekalian mendapatkan balasan yang berlipat dari Allah SWT.

Dengan segala kerendahan hati penulis menyadari bahwa penulisan Laporan Kuliah Kerja Industri ini jauh dari kata sempurna. Untuk itu, penulis dengan senangtiasa menerima kritik  dan saran dari pembaca yang bertujuan untuk meningkatkan mutu laporan ini.

Akhir kata penulis berharap semoga laporan Kuliah Kerja Industri ini dapat bermanfaat bagi kita semua, khususnya bagi mahasiswa Politeknik LP3I dan perusahaan terkait.

Jakarta, Januari 2017

Penulis

Nurul Wulandari

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL................................................................................. i

LEMBAR PENGESAHAN LAPORAN KKI............................................ ii

LEMBAR PENILAIAN KULIAH KERJA INDUSTRI............................. iii

KATA PENGANTAR............................................................................. iv 

DAFTAR ISI......................................................................................... vii

BAB I PENDAHULUAN.......................................................................... 1

A.LatarBelakangMasalah KKI.................................................................. 1
B.RuangLingkupKerjaKuliah.................................................................. 2

C.     Tujuandanmanfaat KKI................................................................ 3

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN.................................... 4
A.    Sejarah Singkat Perusahaan........................................................ 4
B.     Struktur Organisasi Instansi........................................................ 7
C.     Deksripsi dan Aktifitas Kerja Perusahaan................................... 8

BAB III PELAKSANAAN KERJA KULIAH INDUSTRI................... 20
A.    Jenis dan Bentuk Kegiatan Kerja Kuliah Industri....................... 20
B.   Prosedur Kerja ......................................................................... 20
C.    Permasalahan yang Dihadapi................................................... 28
D.    Upaya Penyelesaian Masalah yang Dihadapi........................ 29

BAB IV PENUTUP........................................................................... 31
A.    Kesimpulan.............................................................................. 31
B.   Saran ...................................................................................... 32

LAMPIRAN...................................................................................... 

                                                                                                                                                                                                                                                                                                     BAB I

PENDAHULUAN

A.     Latar Belakang Pelaksanaan KKI

Salah satu program studi yang dinilai dapat mengembangkan wawasan, keterampilan, kecakapan dan kreativitas seorang mahasiswa untuk memasuki dunia kerja adalah dengan melaksanakan Kuliah Kerja Industri. Dimana setiap mahasiswa yang mengikuti Kuliah Kerja Industri dituntut harus mampu mengembangkan dirinya sendiri untuk bersosialisasi dan mempraktekan secara langsung ilmu yang sudah didapatkan dari bangku kuliah ke dunia kerja. Secara garis besar seperti yang kita lihat bahwa pendidikan yang dilakukan di perguruan tinggi masih terbatas pada pemberian praktek dalam skala kecil dengan intensitas yang terbatas, agar dapat memahami dan memecahkan setiap permasalahan yang muncul di dunia kerja, maka mahasiswa tentunya perlu melakukan pelatihan kerja secara langsung di instansi atau lembaga–lembaga yang berkaitan dengan program studi yang ditempuh.

Kuliah Kerja Industri (KKI) Politeknik LP3I Jakarta merupakan agenda rutin yang dilaksanakan setiap tahunnya bagi para mahasiwa tingkat akhir di semester V, dan tentunya setiap mahasiswa diwajibkan untuk melaksanakan serta membuat laporan Kuliah Kerja Industri. Selain pengalaman yang didapat sangat bermanfaat bagi para mahasiswa, Kuliah Kerja Industri itu sendiri mejadi tolak ukur bagi Politeknik LP3I Jakarta dalam melihat etos kerja yang dimiliki oleh setiap mahasiswa. Sesuai dengan tujuan Politeknik LP3I Jakarta, yang mempersiapkan tenaga ahli dan terampil yang diharapkan dapat terjun langsung ke dunia indusri/kerja, maka dipadang sangat perlunya untuk melaksanakan Kuliah Kerja Industri.

Besar kemungkinan dengan melalui program Kuliah Kerja Industri ini mahasiswa dapat memahami langsung struktur organisasi dalam sebuah manajemen, profesionalitas kerja, kedisiplinan dan masih banyak hal lainnya. Dengan banyaknya hal positif yang akan didapat maka penulis berkesempatan untuk melakukan Kuliah Kerja Industri pada RSPAD Gatot Soebroto.

 Alasan penulis melaksanakan program Kuliah Kerja Industri di perusahaan ini, tentunya penulis berharap mendapatkan ilmu secara langsung mengenai praktek kerja yang sesungguhnya khususya dalam ilmu bidang Kesekretarisan. Sehingga penulis mendapatkan banyak pengalaman berharga yang bisa diambil dari lingkungan tempat Kuliah Kerja Industri pada RSPAD Gatot Soebroto.

B.    Ruang Lingkup Kerja Kuliah

Telah diketahui bersama, bahwa pelaksanaan Kuliah Kerja Industri dilakukan pada perusahaan atau instansi-instansi pemerintah dan sudah berbadan hukum serta diakui keberadaanya baik oleh pemerintah Republik Indonesia maupun masyarakat setempat.

Dalam pelaksanaannya, penulis melakukan Kuliah Kerja Industri pada RSPAD Gatot Soebroto, sebagai mahasiswa yang melakukan Kuliah Kerja Industri tentunya penulis memiliki ruang lingkup dan tanggung jawabnya sendiri yang dipercayakan oleh manajemen perusahaan ke pada mahasiswa yang bersangkutan, dalam hal ini ruang lingkup penulis pada saat Kuliah Kerja Industri adalah pembuatan surat keluar, penerimaan surat masuk, pembuatan jadwal pimpinan, print, fotocopy, fax, e-mail, mencatat kode ICD (International Classification of Disease), mengangkat telepon, dan filing dokumen perusahaan degan rapi.

C.    Tujuan dan Manfaat KKI

1.   Tujuan KKI

a.  Memberikan pengalaman dan wawasan kepada mahasiswa mengenai kehidupan di masyarakat maupun dunia kerja.

b.  Mencetak seseorang yang berpendidikan serta memiliki kemampuan dan keterampilan profesional yang sesuai dengan tuntunan dunia kerja.

c.   Meningkatkan relevansi kerjasama antara perguruan tinggi dengan instansi-instansi pemerintah mapun perusahaan swasta.

2.   Manfaat KKI

a.  Bagi Penulis

Kegiatan Kuliah Kerja Lapangan ini mejadi salah satu media pembelajaran untuk mengetahui kesesuaian antara teori yang telah didapatkan penulis di bangku kuliah dengan praktek di lapangan. Terlepas dari itu semua tentunya penulis mendapatkan pengetahuan dan pengembangan wawasan dalam melatih mental serta komunikasi untuk berinteraksi langsung di dunia kerja.

b.  Bagi RSPAD Gatot Soebroto

Kegiatan Kuliah Kerja Industri ini menjadi salah satu cara bentuk kepedulian perusahaan atau CSR (Corporate Social Responsibilty) dalam bidang pendidikan yang diberikan kepada masyarakat khusunya mahasiswa. Selain dari itu dapat dijadikan sebagai sarana dan penelitian yang sekiranya dapat dikembangkan oleh perusahaan.

c.   Bagi Politeknik LP3I

Laporan ini dapat digunakan sebagai bahan tambahan untuk informasi  atau sebagai referensi bagi pembaca, sekaligus sebagai acuan untuk bahan pembelajaran kedepan.

BAB II

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

A.     Sejarah Singkat RSPAD Gatot Soebroto

Rumah Sakit Pusat Angkatan Darat Gatot Soebroto Pusat Kesehatan TNIAngkatan Darat (disingkat RSPAD Gatot Soebroto Puskesad) adalah sebuah rumah sakit type A yang terletak di Jakarta Pusat, Indonesia tepatnya berada di Jl. Dr. Abdul Rachman Saleh, rumah sakit ini berada dibawah Komando Pusat Kesehatan Angkatan Darat. Rumah sakit ini didirikan pemerintah kolonial Belanda pada tahun 1819. Di rumah sakit ini pulalah dirintis pendidikan dokter Jawa yang dikenal dengan sebutan School tot Opleiding van Inlandsche Artsen. Saat ini RSPAD Gatot Soebroto merupakan rumah sakit tingkat satu dan menjadi rujukan tertinggi di jajaran TNI yang memberikan perawatan kesehatan untuk prajurit TNI AD, Pegawai Negeri Sipil serta masyarakat umum.

Setelah pengakuan kedaulatan Republik Indonesia tanggal 29 Desember 1949, salah satu instalasi kesehatan militer yang diserahkan kepada tentara nasional Indonesia ialah “Leger Hospital Batavia” . Pada tanggal 26 Juli 1950dilaksanakan serah terima rumah sakit dari pihak TNI diwakili Letkol Kolonel Dr. Satrio dan dari KNIL diwakili oleh Letnan Kolonel Dr. Scheffers. Rumah sakit ini diberi nama Rumah Sakit Tentara Pusat (RSTP). RSTP adalah suatu lembaga di bawah Djawatan Kesehatan Tentara Angkatan Darat (DKTAD). Pada tahun 1953 sebutan DKTAD berubah menjadi DKAD. Sebutan ini memengaruhi juga nama RSTP menjadi Rumah Sakit Pusat Angkatan Darat (RUMKIT PUS-AD), namun singkatan yang lebih dikenal adalah RSPAD.

Nama RSPAD ini berjalan sampai akhir 1970, untuk memberi kehormatan kepada tokoh TNI Angkatan Darat yang banyak jasanya terhadap para prajurit yang menderita sakit yaitu Jenderal TNI Gatot Soebroto mantan wakil Kepala Staf Angkatan Darat, maka kepala staf Angkatan Darat dengan Surat Keputusannya Nomor SKEP-582/X/1970 tanggal22 Oktober 1970 menetapkan nama RSPAD menjadi Rumah Sakit Gatot Soebroto, disingkat Rumkit Gatot Soebroto.

Akhirnya untuk membuat keseragaman sebutan nama-nama rumah sakit di lingkungan TNI Angkatan Darat, Kajankesad dengan surat edaran Nomor SE/18/VIII/1977 tanggal 4 Agustus 1977 menetapkan sebutan untuk Rumah Sakit Gatot Soebroto menjadi Rumah Sakit Pusat Angkatan Darat Gatot Soebroto (RSPAD Gatot Soebroto). Guna menghormati dan mengenang jasa Letjen TNI Gatot Soebroto.

1.    Visi dan Misi RSPAD Gatot Soebroto

a.  Visi

Menjadi Rumah Sakit Kepresidenan Berstandar Internasional, Rujukan Tertinggi dan Rumah Sakit Pendidikan Utama serta Kebanggaan Prajurit dan Masyarakat.

b.  Misi

1)  Menyelenggaraan yankes bagi presiden dan pejabat negara.

2)  Menyelenggarakan fungsi perumahsakitan tingkat pusat dan rujukan tertinggi bagi rumah sakit TNI AD dalam rangka mendukung tugas pokok TNI AD.

3)  Menyelenggarakan yankes dan dukungan kesehatan yang Profesional dan bermutu serta menyeluruh bagi prajurit/ASN TNI AD dan keluarga serta masyarakat.

4)  Meningkatkan kemampuan tenaga kesehatan melalui pendidikan berkelanjutan.

5)  Mengembangkan keilmuan dan riset secara berkesinambungan berdasarkan evidence based practice.

6)  Memberikan lingkungan yang mendukung proses pembelajaran dan penelitian bagi tenaga kesehatan.

B.    Struktur Organisasi Perusahaan

Departemen Bedah

C.    Deskripsi dan Aktivitas Kerja Perusahaan

Dalam sebuah manajemen di suatu perusahaan struktur organisasi berguna untuk meunjukkan adanya beberapa pembagian kerja dan menunjukan bagaimana fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan yang berbeda-beda agar bisa di koordinasikan. Selain itu struktur organisasi juga menunjukkan spesialisasi-spesialisasi pekerjaan, saluran perintah dan penyampaian laporan.

Berikut ini pembagian wewenang dan tanggung jawab masing-masing jabatan berdasarkan uraian pekerjaan struktur organisasi di atas adalah sebagai berikut:

1.      KADEP (Kepala Departemen Bedah)

Melaksanakan pelayanan langsung ke pasien sebagai dokter penanggung jawab pasien (DPJP) menurut keahliannya, baik rawat jalan, rawat inap maupun pelayanan kegawatdaruratan.

Uraian tugas :

a)     Mengkoordinir dan mendukung 8 Sub SMF bedah dalam pelayanan kesehatan diagnostik, kuratif, promotif dan preventif bidang ilmu bedah terhadap pasien rawat jalan dan rawat inap.

b)     Menyelenggarakan pendidikan dan pelatihan program spesialisasi dan kepaniteraan klinik, dalam rangka peningkatan penguasaan ilmu dan bedah bagi personel medik, perawat dan mahasiswa di bidang ilmu Bedah.

c)     Menyelenggarakan penelitian dan pengembangan pelayanan serta SDM sebagai upaya pengembangan keilmuan serta profesionalisme.

d)     Menyusun, mengevaluasi dan mengembangkan piranti lunak di bidang ilmu bedah.

e)     Melaksanakan pembinaan personel di jajaran Departemen Bedah.

f)      Mengadakan koordinasi dengan Instansi/Departemen terkait dalam rangka peningkatan pelayanan dan pengembangan ilmu bedah.

2.      KAPOKMIN (Kepala Kelompok Administrasi)

Membantu Kepala Departemen Bedah dalam merencanakan, memproses, mengendalikan, melaksanakan dan mengawasi pelaksanaan tugas dalam bidang :

a)     Pembuatan surat menyurat Departemen Bedah.

b)     Pembuatan Jadwal Penugasan Dokter Departemen Bedah di Medical Check Up.

c)     Pembuatan Jadwal jaga konsulen Bedah Bedah.

d)     Melaksanakan koordinasi dan konsolidasi dengan Kadep aupun staf Medik lain.

e)     Pelaksanaan administrasi keuangan Departemen Bedah.

3.      TURMIN (Tata Urusan Administrasi)

Membantu Kapokmin Departemen Bedah dalam merencanakan, memproses, mengendalikan, melaksanakan dan mengawasi pelaksanaan tugas dalam bidang :

a)     Pembuatan surat menyurat Deparemen Bedah.

b)     Pengarsipan Departemen Bedah.

c)     Pengetikan Sasaran Kerja Pegawai (SKP) dan Daftar Penilaian Personel  Militer.

d)     Pembubuhan cap Kadep Bedah pada buku kondisi pasien dari ruang rawat inap dan rawat jalan.

e)     Pelaksanaan administrasi keuangan Departemen Bedah, baik masuk maupun keluar yang bersumber dari jasa dokter dari pasien swasta maupun BPJS.

4.    Pgs. TURYAN (Pegawai Sementara Tata Urusan Pelayanan)

Uraian tugas :

a)     Pendistribusian surat masuk dan surat keluar ke masing-masing bagian.

b)     Mendokumentasikan kegiatan sesuai perintah atasan.

c)     Mengetik surat Nota Dinas.

d)     Memfotocopy surat-surat harian.

e)     Melaksanakan kegiatan lain sesuai perintah atasan.

f)      Mengarsipkan surat masuk dan keluar.

5.    KOOR SUB SMF BEDAH ANAK (Koordinator Subagian Staf Medis Fungsional Bedah Anak)

Membantu Kepala Departemen RSPAD Gatot Soebroto dalam bidang :

a)     Melaksanakan pelayanan kesehatan diagnostik, kuratif, promotif dan preventif bidang ilmu Bedah Anak, terhadap pasien rawat jalan dan rawat inap.

b)     Memberikan pendidikan dan pelatihan kepada :

1)     Co Assisten dari FK Universitas Swasta di Jakarta.

2)     PPDS : Program Bedah Umum dari FK-UI dan UNPAD

c)     Menyusun, mengevaluasi dan mengembangkan piranti lunak bidang Bedah Anak.

d)     Mengadakan koordinasi dengan bagian/sub SMF Bedah Anak dan instansi terkait dalam meningkatkan pelayanan dan penembangan ilmu Bedah Anak.

e)     Mengkoordinir kegiatan Sub SMF Bedah Anak, dalam bidang pelayanan poliklinik, rawat inap, tindakan operasi, penelitian dan pengembangan.

f)      Membuat Daftar Jaga Konsulen Sub SMF Bedah Anak.

g)     Mengevaluasi kegiatan pelayanan Sub SMF Bedah Anak.

6.    KOOR SUB SMF BEDAH DIGESTIF (Koordinator Subagian Staf Medis Fungsional Bedah Digestif)

a)     Melaksanakan pelayanan kesehatan diagnostik, kuratif, promotif dan preventif bidang ilmu Bedah Digestif, terhadap pasien rawat jalan dan rawat inap.

b)     Memberikan pendidikan dan pelatihan kepada :

1)     Co Assisten dari FK Universitas Swasta di Jakarta.

2)     PPDS : Program Bedah Umum dari FK-UI dan UNPAD

c)     Menyusun, mengevaluasi dan mengembangkan piranti lunak bidang Bedah Digestif.

d)     Mengadakan koordinasi dengan bagian/sub SMF Bedah Digestif dan instansi terkait dalam meningkatkan pelayanan dan penembangan ilmu Bedah Digestif.

e)     Mengkoordinir kegiatan Sub SMF Bedah Digestif, dalam bidang pelayanan poliklinik, rawat inap, tindakan operasi, penelitian dan pengembangan.

f)      Membuat Daftar Jaga Konsulen Sub SMF Bedah Digestif.

g)     Mengevaluasi kegiatan pelayanan Sub SMF Bedah Digestif.

7.    KOOR SUB SMF BEDAH ORTHOPAEDI (Koordinator Subagian Staf Medis Fungsional Bedah Orthopaedi)

a)     Melaksanakan pelayanan kesehatan diagnostik, kuratif, promotif dan preventif bidang ilmu Bedah Orthopaedi, terhadap pasien rawat jalan dan rawat inap.

b)     Memberikan pendidikan dan pelatihan kepada :

1)     Co Assisten dari FK Universitas Swasta di Jakarta.

2)     PPDS : Program Bedah Umum dari FK-UI dan UNPAD

c)     Menyusun, mengevaluasi dan mengembangkan piranti lunak bidang Bedah Orthopaedi.

d)     Mengadakan koordinasi dengan bagian/sub SMF Bedah Orthopaedi dan instansi terkait dalam meningkatkan pelayanan dan penembangan ilmu Bedah Orthopaedi.

e)     Mengkoordinir kegiatan Sub SMF Bedah Orthopaedi, dalam bidang pelayanan poliklinik, rawat inap, tindakan operasi, penelitian dan pengembangan.

f)      Membuat Daftar Jaga Konsulen Sub SMF Bedah Orthopaedi.

g)     Mengevaluasi kegiatan pelayanan Sub SMF Bedah Orthopaedi.

8.    KOOR SUB SMF BEDAH PLASTIK (Koordinator Subagian Staf Medis Fungsional Bedah Plastik)

a)     Melaksanakan pelayanan kesehatan diagnostik, kuratif, promotif dan preventif bidang ilmu Bedah Plastik, terhadap pasien rawat jalan dan rawat inap.

b)     Memberikan pendidikan dan pelatihan kepada :

1)      Co Assisten dari FK Universitas Swasta di Jakarta.

2)      PPDS : Program Bedah Umum dari FK-UI dan UNPAD

c)     Menyusun, mengevaluasi dan mengembangkan piranti lunak bidang Bedah Plastik.

d)     Mengadakan koordinasi dengan bagian/sub SMF Bedah Plastik dan instansi terkait dalam meningkatkan pelayanan dan penembangan ilmu Bedah Plastik.

e)     Mengkoordinir kegiatan Sub SMF Bedah Plastik, dalam bidang pelayanan poliklinik, rawat inap, tindakan operasi, penelitian dan pengembangan.

f)      Membuat Daftar Jaga Konsulen Sub SMF Bedah Plastik.

g)     Mengevaluasi kegiatan pelayanan Sub SMF Bedah Plastik.

9.    KOOR SUB SMF BEDAH SARAF (Koordinator Subagian Staf Medis Fungsional Bedah Saraf)

a)     Melaksanakan pelayanan kesehatan diagnostik, kuratif, promotif dan preventif bidang ilmu Bedah Saraf, terhadap pasien rawat jalan dan rawat inap.

b)     Memberikan pendidikan dan pelatihan kepada :

1)      Co Assisten dari FK Universitas Swasta di Jakarta.

2)      PPDS : Program Bedah Umum dari FK-UI dan UNPAD

c)     Menyusun, mengevaluasi dan mengembangkan piranti lunak bidang Bedah Saraf.

d)     Mengadakan koordinasi dengan bagian/sub SMF Bedah Saraf dan instansi terkait dalam meningkatkan pelayanan dan penembangan ilmu Bedah Saraf.

e)     Mengkoordinir kegiatan Sub SMF Bedah Saraf, dalam bidang pelayanan poliklinik, rawat inap, tindakan operasi, penelitian dan pengembangan.

f)      Membuat Daftar Jaga Konsulen Sub SMF Bedah Saraf.

g)     Mengevaluasi kegiatan pelayanan Sub SMF Bedah Saraf.

10. KOOR SUB SMF BEDAH THORAK KARDIO VASKULER (Koordinator Subagian Staf Medis Fungsional Bedah Thorak Kardio Vaskuler)

a)     Melaksanakan pelayanan kesehatan diagnostik, kuratif, promotif dan preventif bidang ilmu Bedah Thorak Kardio Vaskuler, terhadap pasien rawat jalan dan rawat inap.

b)     Memberikan pendidikan dan pelatihan kepada :

1)      Co Assisten dari FK Universitas Swasta di Jakarta.

2)      PPDS : Program Bedah Umum dari FK-UI dan UNPAD

c)     Menyusun, mengevaluasi dan mengembangkan piranti lunak bidang Bedah Thorak Krdio Vaskuler.

d)     Mengadakan koordinasi dengan bagian/sub SMF Bedah Thorak Kardio Vaskuler dan instansi terkait dalam meningkatkan pelayanan dan penembangan ilmu Bedah Thorak Kardio Vaskuler.

e)     Mengkoordinir kegiatan Sub SMF Bedah Thorak Kardio Vaskuler, dalam bidang pelayanan poliklinik, rawat inap, tindakan operasi, penelitian dan pengembangan.

f)      Membuat Daftar Jaga Konsulen Sub SMF Bedah Thorak Kardio Vakuler.

g)     Mengevaluasi kegiatan pelayanan Sub SMF Bedah Thorak Kardio Vaskuler.

11. KOOR SUB SMF BEDAH TUMOR (Koordinator Subagian Staf Medis Fungsional Bedah Tumor)

a)     Melaksanakan pelayanan kesehatan diagnostik, kuratif, promotif dan preventif bidang ilmu Bedah Tumor, terhadap pasien rawat jalan dan rawat inap.

b)     Memberikan pendidikan dan pelatihan kepada :

1)      Co Assisten dari FK Universitas Swasta di Jakarta.

2)      PPDS : Program Bedah Umum dari FK-UI dan UNPAD

c)     Menyusun, mengevaluasi dan mengembangkan piranti lunak bidang Bedah Tumor.

d)     Mengadakan koordinasi dengan bagian/sub SMF Bedah Tumor dan instansi terkait dalam meningkatkan pelayanan dan penembangan ilmu Bedah Tumor.

e)     Mengkoordinir kegiatan Sub SMF Bedah Tumor, dalam bidang pelayanan poliklinik, rawat inap, tindakan operasi, penelitian dan pengembangan.

f)      Membuat Daftar Jaga Konsulen Sub SMF Bedah Tumor.

g)     Mengevaluasi kegiatan pelayanan Sub SMF Bedah Tumor.

12. KOOR SUB SMF BEDAH UROLOGI (Koordinator Subagian Staf Medis Fungsional Bedah Urologi)

a)     Melaksanakan pelayanan kesehatan diagnostik, kuratif, promotif dan preventif bidang ilmu Bedah Urologi, terhadap pasien rawat jalan dan rawat inap.

b)     Memberikan pendidikan dan pelatihan kepada :

1)      Co Assisten dari FK Universitas Swasta di Jakarta.

2)      PPDS : Program Bedah Umum dari FK-UI dan UNPAD

c)     Menyusun, mengevaluasi dan mengembangkan piranti lunak bidang Bedah Urologi.

d)     Mengadakan koordinasi dengan bagian/sub SMF Bedah Urologi dan instansi terkait dalam meningkatkan pelayanan dan penembangan ilmu Bedah Urologi.

e)     Mengkoordinir kegiatan Sub SMF Bedah Urologi, dalam bidang pelayanan poliklinik, rawat inap, tindakan operasi, penelitian dan pengembangan.

f)      Membuat Daftar Jaga Konsulen Sub SMF Bedah Urologi.

g)     Mengevaluasi kegiatan pelayanan Sub SMF Bedah Urologi.

13. KABAG DIKLITBANG (Kepala Bagian Pendidikan, Pelatihan dan Pengembangan)

a)     Melaksanakan pelayanan kesehatan diagnostik, kuratif, promotif dan preventif bidang ilmu Bedah, terhadap pasien rawat jalan dan rawat inap.

b)       Memberikan pendidikan dan pelatihan kepada :

1)     Co Assisten dari FK Universitas Swasta di Jakarta.

2)     PPDS : Program Bedah Umum dari FK-UI dan UNPAD

c)       Menyusun, mengevaluasi dan mengembangkan piranti lunak bidang Bedah.

d)     Mengadakan koordinasi dengan bagian Bedah dan instansi terkait dalam meningkatkan pelayanan dan penembangan ilmu Bedah.

e)       Mengkoordinir kegiatan Bedah, dalam bidang pelayanan poliklinik, rawat inap, tindakan operasi, penelitian dan pengembangan.

14. PENATA DIKLAT (Penata Pendidikan dan Pelatihan)

a)     Mendata peserta kepanitraan klinik.

b)     Membuat jadwal kegiatan kepanitraan klinik.

c)     Membuat jadwal ujian kepanitraan klinik.

d)     Membuta jadwal jaga kepanitraan klinik di IGD.

e)     Menyiapkan perkuliahan kepanitraan klinik.

f)      Menyiapkan kebutuhan ujian tetulis kepanitraan klinik.

g)     Mendata dan menghitung nilai ujian kepanitraan klinik.

h)     Membuat laporan nilai ujian kepanitraan klinik.

i)       Mendata peserta PPDS (Program Pendidikan Dokter Spesialis).

j)       Mendistribusikan peserta PPDS ke Sub SMF Bedah sesuai jadwal yang ditentukan fakultasnya.

k)     Membuat jadwal jaga peserta PPDS.

l)       Mendata nilai peserta PPDS.

m)    Membuat laporan nilai peserta PPDS.

15. Pgs. PENATA LITBANG (Pegawai Sementara Penata Pelatihan dan Pengembangan)

a)     Pendistribusian surat masuk dan keluar ke maing-masing Sub SMF Bedah.

b)     Pengetikan nota dinas Departemen Bedah.

c)     Pengadaan surat-surat harian.

d)     Penyiapan laporan jaga dokter setiap hari kamis.

e)     Pembuatan jadwal kegiatan dokter spesialis bedah di layar monitor.

f)   Pendataan pasien harian rawat jalan dan pengolahan data menjadi laporan bulanan.

16. KABAG YANMED (Kepala Bagian Pelayanan Medik)

Membantu Koordinator Sub. SMF Bedah Orthopaedi di RSPAD Gatot Soebroto dalam bidang:

a)     Melaksanakan pelayanan kesehatan diagnostik, kuratif, promotif dan preventif bidang ilmu Bedah Orthopaedi, terhadap pasien rawat jalan, rawat inap dan Gadar.

b)     Memberikan pendidikan dan pelatihan kepada:

1)     Co Assisten dari FK Universitas Swasta di Jakarta.

2)     PPDS : Program Bedah Umum dari FK-UI dan FK UNPAD

3)     PPDS : Program Bedah Orthopaedi dari FK-UI, FK-UNPAD dan FK UNHAS.

c)     Menyusun, mengevaluasi dan megembangkan piranti lunak bidang Bedah Orthopaedi.

d)     Melaksanakan kegiatan Sub SMF Bedah Orthopaedi, dalam bidang pelayanan poliklinik, rawat inap, tindakan operasi, penelitiaan dan pengembangan.

e)     Melaksanakan perintah Sub SMF Bedah Orthopaedi RSPAD Gatot Soebroto.

f)      Mengikuti Laporan Jaga (setiap hari Kamis) dan briefing (setiap hari Jum’at) Departemen Bedah RSPAD Gatot Soebroto.

17. KAUR MIN YANMED (Kepala Urusan Administrasi Pelayanan Medik)

a)     Pembuatan Clinical Pathway Departemen Bedah.

b)     Pembuatan panduan praktik klinik Departemen Bedah.

c)     Pembuatan pengajuan Clinical Prevelenge dan Clinical Appointment.

d)     Pembuatan standar pelayanan medik Departemen Bedah.

e)     Pembuatan program kerja dan penyusunan laporan program kerja Departemen Bedah.

f)      Penyusunan profil Departemen Bedah.

g)     Pembuatan uraian tugas personel Departemen Bedah.

h)     Pembuatan penilaian kinerja personel Departemen Bedah.

i)       Pembuatan nota dinas Departemen Bedah.

18. Pgs. TUR MIN YANMED (Pegawai Sementara Tata Urusan Administrasi Pelayanan Medik)

a)     Pengurusan Surat Tanda Registrasi (STR) dokter spesialis bedah.

b)     Pengurusan Surat Izin Praktek (SIP) dokter spesialis bedah.

c)     Pengetikan laporan keuangan Departemen Bedah.

d)     Pengetikan Jadwal Petugas Medical Check-Up.

e)     Pengetikan Jadwal Jaga Konsulen Bedah.

19. KAUR DATA & PELAP YANMED (Kepala Urusan Data dan Pelaoran Pelayanan Medik)

a)     Pengolahan data pasien rawat jalan dan rawat mondok menjadi laporan.

b)     Pembuatan laporan pasien bulanan dan tahunan Departemen Bedah.

c)     Pelaksana harian administrasi keuangan pasien One Day Care (OCD) Departemen Bedah.

20. TUR DATA & PELAP YANMED (Tata Urusan Data dan Pelaporan Pelayanan Medik)

a)     Pendistribusian dan penarikan data pasien rawat jalan dan rawat mondok.

b)     Menginput data pasien rawat jalan, rawat mondok dan pasien operasi Departemen Bedah.

c)     Pengiriman laporan pasien bulan dan tahunan ke Bandok dan Infolahta RSPAD Gatot Soebroto.

d)     Pengambilan jatah Kaporlap personil Departemen Bedah.

e)     Pengambilan jatah ATK Departemen Bedah.

BAB III

PELAKSANAAN KULIAH KERJA INDUSTRI

A.     Jenis dan Bentuk Kegiatan Kuliah Kerja Industri

Penulis melakukan kegiatan Kuliah Kerja Industri sebagai seorang Sekretaris di Sub SMF Bedah Digestif pada Departemen Bedah RSPAD Gatot Soebroto yang dimana sehari-harinya penulis bekerja secara langsung dibawah perintah 6 Dokter spesialis Bedah Digestif.

Adapun jenis dan bentuk Kuliah Kerja Industri yang telah penulis lakukan padaSub SMF Bedah Digestif dibulan November 2016 – Desember 2016 adalah  sebagai berikut :

1.      Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar

Sebagai seorang Sekretaris, penulis selalu menangani surat masuk maupun keluar karena hal tersebut adalah kegiatan yang rutin dilakukan.

a.     Surat Masuk

1)     Tata Cara Pengelolaan Surat Masuk

a)     Penyortiran Surat

Adapun cara penanganan surat masuk yang penulis lakukan adalah sebagai berikut danlangkah yang pertama-tama dilakukan oleh penulis adalah memilah-milahkan surat. Surat dapat dipilah berdasarkan:

(1)   Unit Organisasi

Surat-surat dikelompokkan menurut tujuan surat, yaitu kepada pimpinan dan kepada unit organisasi di mana surat itu ditujukan.

(2)   Macamnya

Surat-surat di dikelompokkan menurut kelompok surat pribadi, surat dinas, surat tercatat, dan sebagainya.

(3)   Klasifikasinya

Pemilahan selanjutnya, terutama surat-surat dinas dikelompokkan menurut surat kilat/sangat segera (harus diterima dalam waktu 1 x 24 jam), surat segera (diterima maksimal 2 x 24 jam), dan biasa (maksimal 5 hari harus diterima).

b)     Pembukaansampul

Setelah surat-surat itu dipilah-pilahkan seperti di atas, selanjutnya dilakukan pembukaan sampul. Semua surat-surat yang bersampul dibuka dengan teliti kecuali surat-surat rahasia dan surat-surat pribadi.

c)      Mengeluarkan surat dari sampul

Langkah berikutnya yaitu mengeluarkan surat-surat dari masing-masing sampulnya yang telah dibuka. Mengeluarkan surat dari dalam sampulnya harus dilakukan dengan hati-hati jangan sampai

surat itu terkoyak atau robek karena ada kemungkinan surat itu masih menyangkut kesampulnya.

d)     Pembacaan surat

Surat-surat yang telah dikeluarkan dari sampulnya, kemudian dibaca dan diteliti apakah surat-surat tersebut ada alamat dalamnya atau tidak, apakah surat-surat itu ditujukan kepada pimpinan atau langsung kepada pejabat/unit yang menangani masalahnya, apakah surat-surat itu ada lampirannya atau tidak, apakah surat itu terdiri dari satu lembar atau lebih dan penelitian lain-lain yang ada kaitannya dengan surat tersebut.

e)     Pencatatan surat

Surat yang sudah diolah seperti di atas, selanjutnya dicatat dalam buku agenda menurut klasifikasi dan kualifikasi masing-masing surat. Di bawah ini contoh kolom dalam buku agenda surat masuk.

(1)   Tanggal Penerimaan Surat Masuk

(2)   Nomor Urut Agenda

(3)   Tanggal dan Nomor Kode Surat Masuk

(4)   Alamat Pengirim

(5)   Hal

(6)   Lampiran

(7)   Ket.

Pencatatan surat sangat diperlukan untuk mempermudah pengendalian surat-surat tersebut. Pencatatan surat masuk pada buku agenda dimulai dari nomor 1 pada bulan Januari dan berakhir nomor terakhir dalam satu tahun, yaitu nomor terakhir pada tanggal 31 Desember. Pencatatan surat masuk selalu dilakukan pada setiap terjadi pemindahan dan penyimpanan.

f)       Pembagian Surat

Setelah surat-surat dicatat dalam buku agenda atau Kartu Kendali seperti tersebut di atas, kemudian surat-surat itu dikirim kepada pihak yang dituju oleh surat-surat tersebut.

2)     Prosedur  Pengelolaan Surat Masuk

Prosedur pengelolaan surat yang baik hendaknya menggunakan   langkah-langkah sebagai berikut:

a)     Penerimaan

Tugas penerimaan adalah :

1)     Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk,

2)     Meneliti ketepatan alamat sipengirim surat,

3)     Menggolongkan surat sesuai dengan sifat surat,

4)     Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah diterima

b)     Penyortiran

Penyortiran dapat dilakukan berdasarkan atas golongan surat biasa, rutin dan rahasia. penyortiran adalah kegiatan memisah-misahkan surat untuk pengolahan lebih lanjut.              

c)      Pencatatan

Setelah surat dicatat distempel (cap) serta memeriksa ketepatan jenis ataupun jumlah lampiran yang harus diterima maka langkah berikutnya adalah melakukan pencatatan.

d)     Mengagendakan surat masuk.

Mengagendakan surat adalah kegiatan mencatat surat masuk dan surat keluar kedalam buku agenda (buku harian). Buku ini bisa disebut BukuAgenda Masuk (Daily Mail Record). Setiap surat masuk dicatat dan diberi nomor agenda suratmasuk.

b.     SuratKeluar

1)     Penanganan surat keluar  

a)     Pembuatan Konsep

Konsep surat sering disebut sebagai draft. Saat pengetikan belum menggunakan komputer (masih menggunakan mesin tik manual atau mesin tik elektrik) untuk membuat surat harus dibuat dulu konsepnya secara tertulis, di atas kertas bergaris/kertas buram/lembar konsep surat. Hal ini karena jika langsung diketik terjadi hanyak kesalahan. Saat ini mesin tik sudah tidak lagi menjadi alat yang populer karena sudah digantikan oleh komputer yang lebih canggih. Konsep yang ditulis tangan pun kini sudah mulai ditinggalkan, konsep surat sudah langsung diketik dengan komputer. Namun demikian, masih ada yang tetap menggunakan cara yang lama dengan membuat konsep ditulis tangan, kemudian diketik dengan menggunakan komputer.

Walau pun hanya konsep, namun pembuatan konsep sebaiknya juga dibuat dengan balk, disusun secara lengkap sesuai dengan aturan pembuatan surat, dengan bagian-bagiar surat dibuat lengkap, termasuk juga bentuk suratnya, sehingga tidak terjadi banyak perbaikan atau revisi pada saat pengetikan.

Pembuatan konsep dapat dilakukan oleh:

(1)       Atasan atau pimpinan

(a)   Konsep dibuat dan diketik sendiri secara lengkap, biasanya untuk surat rahasia.

(b)   Konsep dibuat sendiri dan diserahkan kepada juru tik.

(c)    Konsep dibuat secara garis besar, diselesaikan secara lengkap oleh sekretaris.

(d)   Konsep didiktekan langsung kepada sekretaris atau pembantunya.

(2)       Orang yang ditunjuk (Konseptor)

Pimpinan dapat menunjuk langsung orang yang dipercaya untuk membuat konsep surat.

Agar ada keseragaman dalam pembuatan konsep surat. Sebaiknya konsep ditulis di lembar konsep surat. Selain agar lebih rapi juga memudahkan dalam membuat konsep dan mencegah ada informasi yang tertinggal serta jelas dalam pertanggungjawabannya.

  

b)     Persetujuan Konsep

Jika konsep surat dibuat oleh konseptor atau bawahan, maka konsep tersebut harus mendapatkan persetujuan dari pimpinan. Tujuannya adalah memeriksa apakah konsep surat tersebut sudah sesuai atau perlu diperbaiki atau dikoreksi. Bila konsep sudah mendapat persetujuan dari pimpinan, maka pimpinan akan memberi tanda/paraf (acc) pada konsep tersebut.

c)      Pencatatan Surat

Konsep surat yang sudah mendapatkan persetujuan dari pimpinan, selanjutnya dicatat ke dalam buku agenda surat keluar untuk diregistrasi atau didaftarkan. Hal ini bertujuan untuk mendapatkan nomor surat dari agendaris sesuai dengan aturan pemberian nomor surat yang berlaku di kantor tersebut. Format buku agenda dan cara pengisiannya dapat lihat pada materi pengurusan surat masuk sistem buku agenda.

d)     Pengetikan Konsep Surat

Konsep surat yang telah mendapatkan persetujuan pimpinan dan mempunyai nomor surat, selanjutnya dapat diserahkan kepada juru tik untuk diketik dengan rapi. Jangan lupa untuk mengetik juga sampul surat yang akan digunakan.

e)     Pemeriksaan Pengetikan

Juru tik harus memeriksa pengetikannya sebelum surat tersebut diprint atau dicetak, jangan sampai ada kesalahan pengetikan sekecil apa pun, walau pun hanya satu huruf sekali pun. Apalagi jika berupa angka-angka, harus diteliti, karena beda angka adalah kesalahan fatal. Bahkan konseptor harus memeriksa juga pengetikan tersebut, sehingga benar-benar sesuai dengan konsepnya. Selain itu, konseptor memberikan parafnya dengan pensil pertanda surat sudah sesuai dengan konsep.

f)       Penandatanganan Surat

Setelah surat sudah selesai diketik dengan rapi, maka pejabat yang berwenang atau bertanggungjawab terhadap surat tersebut dan membubuhkan tanda tangan di atas nama terang.

g)     Pemberian Cap Dinas

Surat yang telah ditandatangani oleh penanggungjawab, selanjutnya diberi cap dinas/stempel sebagai tanda syahnya surat. Surat yang tidak ada cap dinas/stempel akan diragukan keabsahannya. Pemberian cap dinas dibubuhkan di sebelah kiri tanda tangan dengan menyinggung sedikit dari tanda tangan tersebut.

h)     Melipat Surat

Surat yang asli dikirim ke alamat yang dituju dengan dilipat secara rapi menggunakan aturan melipat surat. Serrientara itu, tembusannya atau lembar ke-2 disimpan sebagai arsip, tanpa dilipat, karena akan disimpan dalam map/folder di laci filling cabinet. Untuk surat yang nantinya akan dimasukkan ke dalam sampul berukuran besar, tidak perlu dilipat. Melipat surat harus juga memperhatikan ukuran sampul yang akan digunakan.

i)       Penyampulan Surat

Surat yang telah dilipat rapi selanjutnya dimasukkan ke dalam sampul yang telah disediakan dan direkatkan dengan lem secara rapi.

Perhatikan juga hal-hal berikut.

(1)   Gunakan kop surat juga untuk sampul surat.

(2)   Cantumkan nomor surat bila diperlukan.

(3)   Jika sampul tidak menggunakan kop surat, harus dibubuhkan cap dinas/stempel pada sampul di sebelah kiri.

(4)   Perangko secukupnya.

j)       Pengiriman Surat

Jasa pengiriman surat merupakan suatu hal yang tidak dapat dipisahkan dalam proses prosedur pengurusan surat, baik surat masuk/surat keluar. Oleh karena itu, dibutuhkan jasa pengiriman surat yang tepat.

Hal yang perlu diperhatikan dalam menggunakan jasa pengiriman surat:

(1)   jenis surat;

(2)   informasi yang tercantum dalam surat;

(3)   tujuan/alamat surat;

(4)   volume/banyaknya surat.

(5)   Pengiriman surat dapat dilakukan dengan empat cara berikut.

(6)   Melalui kurir.

(7)   Melalui pos.

(8)   Melalui perusahaan jasa pengiriman (JNE, DHL, TIKI, FEDEX, dan sebagainya).

(9)   Melalui Internet

k)      Penyimpanan Surat

Surat yang asli dikirimkan kepada alamat yang dituju, sedangkan tembusan atau lembar ke-2 disimpan sebagai arsip. Penyimpanan dilakukan dengan menggunakan sistem penyimpanan, Misalnya: sistem abjad, sistem subjek, sistem tanggal, sistem nomor, dan sistem wilayah.

2.      Pengarsipan.

Sebagai seorang Sekretaris pengarsipan surat adalah salah satu tugas administrasi yang penulis lakukan, adapun system pengarsipan yang penulis gunakan adalah system tanggal.

3.      Penerimaan Telepon.

Saat melaksanakan kegiatan Kuliah Kerja Industri, penerimaan telepon adalah salah satu tugas rutin yang penulis lakukan dan bisa dikatakan kegiatan yang harus di lakukan dengan cermat dan hati-hati karena dari menerima telepon lah penulis bisa tahu bahwa ada pasien yang sedang membutuhkan dokter untuk melakukan konsul, permintaan follow up, mengingatkan kegiatan operasi, dll. Adapun tata cara menerima telepon yang penulis lakukan adalah sebagai berikut:

a)     Mengangkat telepon dalam keadaan duduk tegak dan tidak boleh sambil bersandar karena akan mempengaruhi suara saat berbicara via telepon.

b)     Jangan mengucapkan kata “hallo” karena itu dianggap tidak sopan.

c)     Mengucapkan salam dan menyebutkan identitas jabatan dan nama, dan menanyakan maksut tujuan si penelpon. Biasanya penulis mengucapkan “Pagi, Digestif...ada yang bisa dibantu?”.

d)     Apabila penelpon tidak menyebutkan identitasnya, maka tanyakan dengan siapa berbicara.

e)     Jika penelpon meminta untuk berbicara dengan pimpinan, penulis akan memastikan dahulu posisi pimpinan, kemudian meminta waktu untuk mengecek posisi pimpinan penulis.

f)      Jika penelepon bersedia menunggu, maka jangan terlalu lama membiarkannya menunggu. Apabila pimpinan tidak sedang berada di tempat atau tidak sedang ingin menerima telpon, maka sampaikanlah dengan sopan.

g)     Jangan lupa menanyakan nomor telepon untuk dihubungi kembali saat pimpinan penulis sudah tidak sibuk. Akan sangat fatal jika anda melakukan kesalahan tidak menanyakan nomor telepon penelpon.

h)     Jika sudah tidak ada lagi yang bisa dibantu, maka akhiri pembicaraan dengan mengucapkan salam dan tidak menutup telepon terlebih dahulu sebelum penelpon yang menutup.

i)       Isilah form penerimaan telepon untuk diberikan kepada pimpinan.

4.      Menerima Tamu.

Menerima tamu mungkin adalah hal yang mudah dan umum yang bisa dilakukan oleh semua orang tetapi jika tidak dilakukan dengan baik akan menimbulkan kesan tidak menyenangkan untuk tamu yang datang, karena itu sebagai  seorang Sekretaris menerima tamu adalah hal yang harus diperhatikan dan dilakukan dengan baik.

5.      Perekapan Jadwal Operasi Harian Dokter.

Sebagai seorang Sekretaris Dokter, penulis melakukan tugas khusus salah satunya adalah perekapan jadwal operasi harian. Setiap pagi penulis melihat jadwal operasi tersebut di papan Departemen Bedah dan mencatatnya di buku Rekap Jadwal Operasi. Alasan penulis melakukan kegiatan tersebut karena Dokter-Dokter bedah digestif selalu menanyakan jadwal oprasi mereka ke penulis.

6.      Mengawas co-ass (Co Assistant/Dokter Muda) dan Residen (Dokter Umum yang Magang Untuk Menjadi Dokter Spesialis) Bedah Digestif.

Co-ass atau co-Assistant adalah mahasiswa fakultas kedokteran yang sedang melakukan praktek di rumah sakit, di Sub SMF Bedah Digestif sendiri menangani 3 (tiga) orang co-ass.

Setiap harinya co-ass harus absen ke Sub SMF Bedah Digestif dengan memberika paraf kehadiran pada buku absen yang sudah disediakan. Jika co-ass terlambat absen dari waktu yang sudah ditentukan maka sebagai sorang Sekretaris yang mengawasi hal tersebut, penulis mencoret absen tersebut utuk menyatakan bahwa co-ass tidak absen/tidak hadir.

Berbeda dengan co-ass, Residen adalah Dokter Umum yang melakukan praktek di Rumah sakit untuk menjalani syarat sebagai Dokter Spesialis. Di Sub SMF Bedah Digestif sendiri hanya memiliki satu orang Residen dan setiap bulannya Residen akan berganti orang/rotasi.

7.      Mengatur Jadwal Bulanan Dokter Bedah Digestif.

Di Sub SMF Bedah Digestif setiap Dokter nya memiliki jadwal bulanan yang meliputi Jadwal Jaga Konsulen dan Jadwal Harian Bedah Digestif. Sebagai Sekretaris pembuatan jadwal adalah kegiatan rutin setiap bulan yang harus dilakukan dan dibuat guna memberitahu setiap dokter untuk bertugas perharinya sesuai jadwalnya secara bergiliran.

Untuk Jadwal Jaga Konsulen harus dibuat dan diberikan ke TU sebelum pertengahan bulan karena jadwal tersebut  akan di rekap oleh TU untuk dibagikan ke seluruh Sub SMF Bedah pada akhir bulan (untuk bulan berikutnya). Untuk Jadwal Harian Bedah Digestif diselesaikan sampai akhir bulan dan untuk digunakan bulan berikutnya.

8.      Menangani  Pembayaran Tagihan Bulanan.

Setiap bulannya Sub SMF Bedah Digestif memiliki tagihan bulanan seperti tagihan telepon, internet, TV, dll. Tidak hanya membayar tagihan di Sub SMF Digestif terkadang sebagai seorang Sekretaris, penulis juga diminta untuk membayarkan tagihan pribadi Dokter. Tagihan-tagihan tersebut dibayarkan meggunakan uang kas Dokter yang di kumpulkan dan dipercayakan kepada Sekretaris.

9.      Menyuplai Kebutuhan di Bedah Digestif.

Sebagai seorang Sekretaris yang memperhatikan semuanya dengan sangat terperinci, untuk memenuhi semua kebutuhan dan membantu kerja operasional Dokter berjalan dengan lancar karena itu menyuplai kebutuhan adalah termasuk tugas khusus yang penulis lakukan pada Kuliah Kerja Industri ini. Kebutuhan tersebut berupa alat tulis kantor (ATK), makanan dan minuman. Kebutuhan tersebut dipenuhi dengan menggunakan uang kas yang dikumpulkan oleh dokter dan Sekretaris simpan.

B.     Permasalahan Yang Dihadapi

Adapun kendala atau permasalahan yang dihadapi saat melakukan Kuliah Kerja Industri ini di ataranya sebagai berikut:

1.   Saat penulis mulai melakukan Kuliah Kerja Industri di Sub SMF Bedah Digestif, sistem prosedur penanganan surat masuk dan keluar disini sangat tidak rapi dan tidak ada sistem pengarsipan sama sekali disini.

2.   Saat melakukan peneriman telepon masuk kendala yang sering terjadi adalah misscommunicationkarena penulis baru berada disini dan masih asing untuk mendengar divisi-divisi yang berada pada RSPAD Gatot Soebroto. Tidak hanya melakukan misscommunication, kendala lain yang penulis temukan adalah adanya pasien yg selalu menelepon bertujuan untuk bertanya agar dapat menemui Dokter secara langsung/tanpa prosedur RSPAD Gatot Soebroto dan itu membuat penulis kesulitan untuk menjawab hal tersebut.

3.   Saat menerima tamu, penulis menemukan kendala seperti tamu datang tanpa janji dan ingin bertemu Dokter segera, hal ini yang membuat penulis harus memberikan konfirmasi mendadak kepada Dokter yang bahkn Dokternya pun sedang melakukan kegiatan.

4.   Kendala yang penulis temukan saat merekap jadwal operasi adalah belum terpasangnya jadwal operasi pada tanggal hari dimana penulis harus melihat jadwal operasi, karena setiap pagi para Dokter akan menanyakan kepada penulis tentang jadwal tersebut.

5.   Kesulitan yang ditemukan saat mengawas co-ass adalah membuat mereka disiplin akan pengisian absen  perharinya. Penulis sudah memperingatkan dan membecirakannya kepada co-ass tetapi hasilnya sama.

C.    Upaya Penyelesaian Masalah Yang Dihadapi

1.  Setelah penulis melakukan Kuliah Kerja Industri disini, penulis berinisiatif untuk membuat sistem baru dalam menangani surat masuk, surat keluar maupun pengarsipannya. Pertanggal 1 Desember 2016, penulis mulai melakukan penanganan sistem surat masuk, surat keluar dan pengarsipannya.

2.  Solusi yang penulis lakukan untuk menghindari kesalahan yang sama dalam penrimaan telepon yaitu mempelajari semua istilah atau divisi-divisi yang masih asing bagi penulis dan mulai mempraktekannya dalam menerima telepon.

3.  Untuk menangani kendala dalam menima tamu yaitu penulis akan melakukan koordinasi dengan Dokter yang terlibat dan jika diterima oleh Dokter, maka penulis akan mempersilahkan tamu tersebut menunggu, jika tidak penulis akan mengkomunikasikannya secara baik-baik agar tamu dapat mengerti dan memahami keadaan.

4.  Penulis sudah beberapa kali mendapatkan kendala seperti itu dan solusi yang penulis ambil adalah melaporkannya pada bagian Tata Usaha (TU), jika belum berhasil juga penulis akan mengabarkannya ke pihak OK (kamar operasi) karena jadwal operasi yang mengeluarkan adalah OK.

5.  Solusi yang penulis ambil untuk mendisiplinkan pengisian absen co-assadalah dengan menempelkan tata tertib dan aturan pada bagian depan buku absen dengan begitu dapat mengingatkan para co-ass tetap selalu mengisi absennya tanpa harus mengkomunikasikannya lagi.

BAB IV

PENUTUP

A.     Kesimpulan

Seperti yang telah diketahui bersama kegiatan Kuliah Kerja Industri bertujuan untuk memberikan mahasiswa pengalaman serta wawasan dalam dunia kerja yang sesungguhnya, sesuai dengan jurusan perkuliahan yang dipelajari.

Berdasarkan pada seluruh kegiatan Kuliah Kerja Industri yang telah dilakukan oleh penulis pada Departemen Bedah RSPAD Gatot Soebroto dan berdasarkan pembahasan yang telah dikemukakan pada bab-bab sebelumnya, maka penulis menarik kesimpulan sebagai berikut:

Kuliah Kerja Industri yang telah diprogramkan oleh perguruan tinggi ini memang bertujuan dalam memberikan pengalaman dan wawasan kepada mahasiswa mengenai kehidupan di masyarakat maupun dunia kerja. Pengalaman belajar yang diperoleh dari kegiatan Kuliah Kerja Industri yang didapatkan mahasiswa harapannya dapat memberikan bekal hidup dalam bersosialisasi selepas dari perguruan tinggi nanti. Dari pelaksanaan Kuiah Kerja Industri yang dilakukan pada Sub SMF Bedah DigestifDepartemen Bedah RSPAD Gatot Soebroto sebagai Sekretaris. Sebagai seorang Sekretaris banyak hal yang harus diperhatikan terutama membantu kegiatan pimpinan. Selain membantu pimpinan kegiatan rutin  lainnya dalam melakukan Kuliah Kerja Industri penulis juga melakukan tugas administrasi dan khusus. Tugas administrasi sendiri seperti penanganan surat masuk dan keluar, menerima telepon, perekapan data-data dan pengarsipan. Untuk tugas khusus sendiri penulis melakukan seperti penyuplaian kebutuhan Dokter, mengawas co-ass dan residen serta menjaga kerapihan dan kenyamanan ruangan tempat dokter bekerja.

B.    Saran

Pada umumnya pelaksanaan Kuliah Kerja Industri merupakan penghubung antara dunia pendidikan dengan dunia kerja, mahasiswa dapat melihat dan mengetahui kesesuaian antara teori yang didapatkan di bangku kuliah dengan praktek di lapangan.

Sebelum penulis menutup laporan ini, ijinkan penulis memberikan sidikit saran. Adapun beberapa saran yang dapat deberikan oleh penulis adalah sebagai berikut :

Terlepas dari sudah berjalannya sistem dan prosedur yang ada di perusahaan dengan baik, masih terdapat beberapa hal yang mungkin perlu ditambahkan untuk kemajuan perusahaan, diantaranya adalah sebagai berikut :

1.      Perlu adanya daftar pengarsipan yang konkrit karena saat saya melakukan Kuliah Kerja Industri disini, sistem pengarsipan dan data-data surat masuk dan keluar sangat tidak teratur dan menyulitkan jika suatu saat data-data tersebut dibutuhkan kembali.

2.      Diharapakan kedepannya perusahaan dapat selalu menerima mahasiswa yang mengajukan Kuliah Kerja Industri dengan tujuan untuk pengembangan perusahaan dan di sisi lain dapat membatu program pemerintah untuk meningkatkan pendidikan dan sumber daya manusia di Indonesia.